Digitaliserad hantering av specialkost sparar tid
Automatisk ärendehantering har minskat tiden för hantering. Numera tar en ansökning bara några minuter i stället för tio. Det blir mycket tidsbesparing då Lerums kommun har cirka 1 600 ärenden per år.
För att automatisera ärendehanteringen används tekniken Robotic Process Automation, RPA. Tekniken används med fördel på repetitiva uppgifter, på uppgifter som är enformiga och upprepade.
Vi fortsätter att digitalisera våra processer. Genom digitala lösningar förbättrar vi servicen till våra kommuninvånare och företag samtidigt som vi får ett effektivare arbetssätt, säger Emma Kjernald, sektorschef, Sektor samhällsbyggnad.
Från ansökan till servering av specialkost
Vårdnadshavare och medarbetare som äter pedagogisk måltid ansöker om specialkost via Lerums kommuns e-tjänst: Ansökan om specialkost och anpassad måltid. Våra måltidsutvecklare säkrar att ansökan är rätt i förhållande till individens behov. De kontrollerar ärenden och intyg, har kontakt med vårdnadshavare och svarar på frågor. När ärendet är godkänt överlämnas det till RPA för hantering.
RPA hämtar information om godkända specialkoster i e-tjänsten och lägger den i en lista. Listan sorteras efter klass och specialkost och skickas vidare till medarbetare i kök och berörd förskola eller skola. Alla godkända ärenden skickas automatiskt ut sent på kvällen så att köken kan laga specialkosten redan nästa dag.
Rätt kompetens gör rätt sak
Vi såg att det var viktigt att automatisera rätt delar av processen. Ett viktigt beslut var att rätt kompetens kontrollerade intygen och ansökan innan RPA tog vid, berättar Elin Enlöf, utvecklingsledare måltidsservice, Sektor samhällsbyggnad.
Framgångsfaktorer har varit samverkan mellan olika professioner. Här kombinerades kompetens inom digitaliseringsområdet med verksamhetens behov. Kundens och verksamhetens behov stod i centrum.
Säker process för säkra måltider
Säkra måltider är en av de viktigaste delarna för offentlig måltidsverksamhet. Det är viktigt att det blir rätt för den som har behov av specialkost för att inte bli sjuk av maten. Den nya processen hjälper till att säkra hanteringen.
Processen har tagit tid. När jag ser på mervärdet för både de som ansöker om specialkost och oss som hanterar ärenden, så blir jag stolt över den digitala utvecklingen. Och att vi inte gav upp. Det är ett bra exempel på hur digitaliseringen kan förbättra både service och en säker leverans till våra gäster, säger Maria Lindberg, verksamhetschef, Sektor samhällsbyggnad.
Det här är en del av Lerums kommuns arbete med Agenda 2030.