Offentlig handling

Syftet är att ge insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och anställda sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten. Rättigheten har i princip funnits i Sveriges ända sedan år 1766. Det är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller någon form av information. Hit räknas bland annat brev, protokoll, kartmaterial, underlag för beslut, ansökningshandlingar och beslut. Det kan även handla om e-post, video- och bandupptagningar.

En handling kan vara allmän, eller inte allmän. Exempel på handlingar som inte är allmänna är personalens interna arbetsmaterial eller minnesanteckningar.

Enligt lagen är en handling allmän när den har kommit in till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Vad är en offentlig handling?

Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Det betyder att alla rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi hemliga handlingar, när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten eller skolan, men det kan också handla om att skydda kommunen eller kommunens affärspartner i ärenden av ekonomisk natur.

En särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om någon skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Att tänka på

All kommunikation med kommunen blir en allmän handling. Det gäller oavsett om det sker via brev, fax, e-post eller annat. Det gäller även oavsett vilken del av verksamheten som man vänder sig till, exempelvis förskola, skola, äldreboende och LSS-boende. Det innebär att kommunikationen kan läsas av andra utomstående om den inte omfattas av sekretess.

Man kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att brevet diarieförs hos kommunens registrator.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Allmänna handlingar som ska diarieföras registreras i diarier som är offentliga och som man kan begära utdrag ur. I kommunarkivet förvaras avslutade diarieförda ärenden samt kommunens övriga allmänna handlingar. Kommunarkivet svarar för att detta sker enligt arkivlagen.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver man inte tala om vem man är när man vill ha allmänna, offentliga handlingar. Man behöver inte heller berätta varför man vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga om detta. Då handlingen omfattas av sekretess, kan det dock vara nödvändigt att veta vem som vill ha en handling, och i vilket syfte, för att avgöra om handlingen ändå kan lämnas ut. I sådana fall får kommunen efterfråga dessa uppgifter.

Hur kan man få se handlingar?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt.
I princip innebär detta att om handlingen på ett enkelt sätt kan tas fram vid ett personligt besök bör man få den med en gång. Det går också att beställa handlingar per telefon, brev eller e-post.

Får man ta med dem hem?

Nej, men man kan läsa handlingarna på stället, skriva av dem eller be att få kopior och ta med sig. Särskilda avgifter gäller för kopiering.

Kan man få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post, men så sker vanligtvis om den som begär handlingen efterfrågar det. Rör det stora mängder handlingar eller om handlingarna inte finns digitalt kan det dock vara så att man istället får dem på annat sätt.

Man kan klaga

Om man tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan man klaga hos Justitieombudsmannen. Om man däremot nekas att ta del av en handling, ska man enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om man då anser att kommunen har gjort fel, har man möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten i Göteborg.

Vart vänder man sig?

För pågående diarieförda ärenden kontakta ansvarig registrator via Lerum kommuns kundcenter KomIn.

För avslutade diarieförda ärenden och kommunens övriga allmänna handlingar kontakta Lerums kommunarkiv.